個人情報に関するポリシー

個人情報の取扱いについて

京都府保健事業協同組合(以下、「当組合」という。)は、開業医の事業協同組合として、組合員の医業経営に関するサポートから、物品販売、保険販売を中心に、様々な事業を提供しております。

組合員とそのご家族、従業員に「身近な保事協、頼れる保事協」をモットーに、協同組合の事業拡大を図り、地域医療の発展に寄与するべく、それに相応しい組織となるために、当組合が取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守致します。

また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組み、個人情報を適切に取扱うことをここに宣言致します。

利用目的

当社は、以下に特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行いません。

事業活動において取得した個人情報

お問い合わせ対応、ご意見・要望の収集によるサービス改善
当組合及び当組合が他社のサービスを販売する場合の他社（協力会社）のサービス、イベント、セミナー、キャンペーン等の案内
当組合及び協力会社のサービス等に関するアンケート
サービスニーズ、利用動向の分析
与信判断及び管理
上記のほか、ニーズのある利用者に当組合又は協力会社のサービスを販売するための活動

セミナー等のお申込みにより取得した個人情報

営業活動において取得した個人情報と同じ目的
セミナー講師及び共催企業への参加者情報の提供

当組合サービス利用者の個人情報

営業活動において取得した個人情報と同じ目的
サービス提供、料金の請求その他の利用サービスにかかる権利行使・義務の履行
ご利用状況の分析
上記のほか、当組合サービスの改善及び新サービスの開発をするための活動

取引先にかかる個人情報

契約締結、見積、選定、評価、業務管理その他の取引業務の遂行及び管理
当組合及びパートナー企業のサービス、イベント、セミナー、キャンペーンの案内

採用応募者に関する個人情報

採用選考にかかる本人又はエージェント等の採用業者とのご連絡
採用応募者に関する調査・採用選考
当組合に関する情報の提供
採用関連のイベント・セミナー等のご案内
採用応募者の傾向等の分析

従業員に関する個人情報

雇用管理、健康管理、福利厚生及び緊急連絡
営業先、利用組合員及び取引先等に対する業務上必要な範囲の従業員情報の提供
国、自治体等公共団体への法令又は規則等による届出
上記のほか、従業員が割り当てられた業務を適切に遂行するために、当組合において必要な活動

出資者に関する個人情報

出資者管理及び中小企業等協同組合法に定める権利行使・義務履行
広報・IR 活動その他出資者に対して当組合が行う施策に関する連絡
出資者の傾向等の分析・国、自治体等公共団体、等への法令又は規則等による届出・開示

当組合は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

第三者提供

当組合は、利用目的で明示した場合及び以下のいずれかの事由に該当する場合に限り、個人情報の第三者提供を行うものとします。

法令に基づく場合
人の生命、身体、財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
本人の事前の同意がある場合
利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報の取り扱いを第三者に委託する場合

個人情報の共同利用

当組合は、取得した個人情報を以下の企業と共同利用します。

共同利用先	セミナー共催企業、共同販売企業、当組合が代理店契約のある保険会社
共同利用する情報	セミナー参加者様名、所属する組合員に関する情報（ご連絡先、勤務場所等）、セミナーアンケートの回答等セミナーにおいてご提供いただいた情報、物品送付先に関する情報、保険契約のためにご提供いただいた情報
利用目的	共催企業によるセミナー関連サービスのご案内等の営業活動、物品配送目的、保険提案等の目的
管理責任者	京都府保健事業協同組合

安全管理策

当組合は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するため、以下の安全管理策を定め、適切に運用いたします。

組織的安全管理措置

セキュリティ規程により、セキュリティに関する担当部門及び責任者を定め、情報の取扱い、監査、セキュリティインシデントが生じた場合の対応フロー等を定めうよう努めます

人的安全管理措置

全従業員及び個人情報を扱う取引先との間で秘密保持に関する契約を締結しています。
全従業員を対象として個人情報を含む情報セキュリティに関する研修を年に 1回以上実施し、意識及び知識の向上を図ります。

物理的安全管理措置

事務所内の商品倉庫及びファイル保管室は常時自動施錠を行い、セキュリティ番号またはカードによる入退室管理を行います。
事務所内の商品倉庫及びファイル保管室の個人情報を保管するキャビネット等は施錠管理を行います。

技術的安全管理措置

個人情報を扱うシステムは、全てID及びパスワードによるアクセス制限を実施し、各システムのIDは定期的な棚卸しを実施します。
個人情報を扱うシステムは、導入時にセキュリティレベルの確認を行います。また、システム間の通信について暗号化及びファイアウォールの設置等の必要な対応を実施しております。

クッキーについて

当組合ウェブサイトでは、クッキーを使用します。クッキーは当組合又は当組合の協力会社等により、当組合ウェブページを閲覧したコンピュータに保存されます。当組合はクッキーを利用して、当組合ウェブサイトを閲覧された方についてのアクセス履歴等を保存し、ウェブサイトの操作性の向上や、お客様のニーズに沿った情報のご案内のために利用します。なお、クッキーにより個人を識別できる個人情報を保存することはありません。クッキーはウェブブラウザの設定画面より、使用許可、拒否を選択することができます。

お問い合わせ・ご相談

当組合は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談への適切かつ迅速な対応に努めます。また、当組合が保有する開示対象個人情報の開示等の求め(利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の停止）を受け付けます。開示等の求めの手続きにつきましては、以下の「個人情報苦情及び相談窓口」までご連絡ください。

＜個人情報苦情及び相談窓口＞
京都府保健事業協同組合事務局
FAX：075-223-1795
メール：office@hojikyo.or.jp

制定：2023年3月27日
京都府保健事業協同組合
京都府京都市中京区高倉通御池上る柊町583番地2
代表理事　齊藤　憲治